Facturation progressive · Québec
Suivi des demandes de paiement : du montant demandé à l’encaissement
Après l’envoi au client d’un dossier qui demande le paiement des travaux, utilisez ce tableau pour suivre sa réponse, les corrections, la facture et l’argent reçu.
L’essentiel
Une demande de paiement est le dossier qu’un entrepreneur transmet à son client pour demander le paiement de travaux réalisés pendant une période. Ce dossier peut comprendre un formulaire, le détail des travaux et des pièces justificatives. Après l’envoi, le client ou la personne chargée de l’examen peut accepter tout le montant, en accepter une partie, demander une correction ou refuser le montant.
Le tableau de suivi commence à ce moment. Il conserve quatre montants distincts :
- le montant demandé, soit le montant inscrit dans le dossier transmis;
- le montant accepté, soit le résultat de l’examen reçu pour cette version du dossier;
- le montant facturé, soit le montant inscrit ensuite dans le logiciel comptable lorsque la procédure du projet exige une facture;
- le montant payé, soit l’argent dont la réception est confirmée dans le logiciel comptable.
La différence entre le montant demandé et le montant accepté est un écart. Le tableau doit expliquer cet écart sans modifier le dossier déjà transmis. Il doit aussi indiquer la prochaine action, la personne responsable et la date du suivi.
Un bon tableau de suivi des demandes de paiement répond toujours à cinq questions :
- Quel montant avons-nous demandé?
- Quel montant a été accepté, certifié ou reconnu?
- D’où vient l’écart?
- Quelle est la prochaine action et qui s’en charge?
- Quel montant le logiciel comptable indique-t-il comme payé?
Ce modèle commence après la transmission. Il contient toutes les notions nécessaires pour suivre le dossier jusqu’au paiement. Le guide de facturation progressive approfondit la préparation du dossier, mais sa lecture n’est pas nécessaire pour utiliser ce tableau.
Que se passe-t-il après l’envoi d’une demande de paiement?
Prenons un exemple simple. Un entrepreneur demande 10 000 $ pour les travaux du mois. Le client accepte 8 000 $ et demande un bon de livraison pour les 2 000 $ restants. Le dossier transmis continue d’indiquer 10 000 $. La décision indique 8 000 $. L’écart de 2 000 $ reste visible avec une action : envoyer le bon de livraison.
À ce stade, rien ne prouve encore qu’une facture de 8 000 $ a été créée ni que le paiement a été reçu. Ces deux événements viennent plus tard, selon le contrat et la procédure comptable du projet. Le tableau relie donc quatre étapes sans les confondre : demande transmise → décision reçue → facture créée, s’il y a lieu → paiement reçu.
Si l’entrepreneur corrige le dossier et le transmet de nouveau, il crée une nouvelle version interne du fichier. Chaque version garde son propre montant, sa date et sa preuve d’envoi. Un identifiant stable permet de regrouper les versions de la même demande sans effacer l’historique. Cette méthode de classement ne décide pas si le contrat ou une règle applicable considère la correction comme une nouvelle demande.
Quelles colonnes prévoir dans un tableau de suivi des demandes de paiement?
Créez une ligne par version transmise d’une demande de paiement. Donnez le même identifiant de demande à toutes les versions d’une même demande, puis attribuez un identifiant unique à chaque version. La version active est celle que l’équipe utilise pour les totaux et les prochaines actions; les autres restent visibles dans l’historique. Consignez chaque écart sur une ligne distincte dans un onglet « Écarts », relié au tableau principal par l’identifiant de la version.
Ne modifiez jamais le montant demandé d’une version déjà transmise. Si vous transmettez une correction, ajoutez une ligne, conservez la version précédente avec sa preuve de transmission et marquez-la « remplacée ». Pour les totaux des montants demandés, comptez seulement la version active de chaque demande afin d’éviter les doublons.
Conservez dans l’historique les décisions, les factures et les paiements rattachés aux versions remplacées. Ne les reportez sur la version active que si la décision ou la comparaison avec les écritures, les factures et les paiements établit ce lien.
Une demande peut recevoir plusieurs décisions. Une décision peut viser un seul poste, compléter une décision précédente ou la remplacer. Consignez donc chaque décision séparément avec sa date, sa source, les postes et les montants visés, puis indiquez expressément si elle en remplace une autre. Si le tableau principal garde une seule ligne par version, placez ces événements dans un onglet « Décisions » relié par l’identifiant de la version. Reportez seulement le résultat encore applicable dans le champ « Montant accepté » du tableau principal. Le montant payé vient du logiciel comptable.
Les termes et leur portée varient d’un projet à l’autre : montant certifié, montant recommandé, montant reconnu et montant non contesté ne sont pas nécessairement équivalents. Gardez « montant accepté » comme nom de colonne interne, mais définissez ce champ selon les documents du projet. Dans la colonne « Terme du document », reprenez le terme exact utilisé dans la décision.
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| Groupe | Champs essentiels | But |
|---|---|---|
| Référence | Projet, client, numéro de contrat, numéro de demande, période, version | Retrouver le bon dossier sans ouvrir chaque PDF |
| Transmission | Date, canal, destinataire, montant demandé, preuve de transmission | Conserver la preuve exacte de ce qui a été envoyé |
| Décisions | État de la version, montant accepté, terme du document, date, source, personne qui a répondu, postes visés, décision remplacée s’il y a lieu | Séparer la demande de chaque décision et calculer le résultat encore applicable |
| Écarts | Montant, type, motif, poste touché, pièce requise, état de l’action, lien vers le détail | Rapprocher la décision sans confondre la différence financière avec les actions en suspens |
| Action | Responsable, prochaine action, date du prochain suivi | Savoir qui doit faire le suivi |
| Comptabilité | État du traitement comptable et du paiement, numéro de facture, montant facturé avant taxes, taxes, total de la facture, montant payé, date du dernier paiement | Faire le lien avec les factures et les paiements inscrits dans le logiciel comptable |
En-têtes à copier dans trois onglets
Copiez chaque ligne ci-dessous dans la première ligne d’un onglet de votre tableur. Les libellés sont séparés par des tabulations afin que chaque libellé se place dans sa propre colonne. L’onglet principal garde une ligne par version transmise. Les deux autres onglets gardent une ligne par décision et une ligne par écart.
Onglet principal
Identifiant de la demande Identifiant de la version Version active Projet Client Contrat Période Date de transmission Canal Destinataire Montant demandé État de l’examen Montant accepté actuel Terme du document Responsable Prochaine action Date de suivi État comptable Numéro de facture Montant facturé avant taxes Taxes Total de la facture Montant payé Date du dernier paiement Preuve de transmission
Onglet Décisions
Identifiant de la décision Identifiant de la version Date Source Personne qui a répondu Terme du document Postes visés Montant accepté pour les postes visés Décision remplacée Notes
Onglet Écarts
Identifiant de l’écart Identifiant de la version Montant Type Motif Poste touché Pièce requise État de l’action Responsable Date de suivi Lien vers le détail
Comment rapprocher le montant demandé, le montant accepté et le montant payé?
Voici le cas fictif d’un entrepreneur en électricité. L’exemple ne tient pas compte des taxes. Il montre uniquement comment faire le suivi; il ne décrit pas le traitement contractuel, comptable ou fiscal.
La demande numéro 08 s’élève à 82 400 $. Le client accepte 74 900 $ pour cette période. Il demande une pièce justificative supplémentaire pour les 4 000 $ de matériaux et continue d’examiner un changement de 3 500 $.
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| Élément | Montant | État | Prochaine action |
|---|---|---|---|
| Travaux acceptés | 74 900 $ | Acceptés | Créer la facture selon la procédure du projet, puis la suivre jusqu’au paiement |
| Matériaux | 4 000 $ | Non acceptés pour cette période | Ajouter le bon de livraison demandé au dossier |
| Changement | 3 500 $ | En cours d’examen | Joindre le calcul et faire le suivi auprès de la personne qui doit approuver le changement |
| Montant demandé | 82 400 $ | Demande transmise | Conserver la version transmise |
Les montants concordent :
74 900 $ acceptés + 4 000 $ de matériaux non acceptés + 3 500 $ en cours d’examen = 82 400 $ demandés.
Selon les règles de ce projet fictif, l’équipe crée ensuite une facture de 74 900 $. Le logiciel comptable confirme deux encaissements de 50 000 $ et de 24 900 $. La facture est donc entièrement payée : son solde comptable est de 0 $, mais l’écart de 7 500 $ demeure à régler.
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| Contrôle | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Différence actuelle expliquée | 82 400 $ − 74 900 $ | 7 500 $ |
| Montant payé | 50 000 $ + 24 900 $ | 74 900 $ |
| Montant accepté non payé | 74 900 $ − 74 900 $ | 0 $ |
| Composition de la différence actuelle | 4 000 $ + 3 500 $ | 7 500 $ |
Une retenue est la partie d’un montant qui reste temporairement non versée lorsque le contrat ou une règle applicable l’exige. Une déduction est un autre montant retiré selon une décision, une clause ou un calcul distinct. Une correction modifie plutôt un montant qui était erroné. Gardez ces trois notions séparées.
Ne supposez donc pas que le montant accepté correspond toujours au montant demandé moins le montant refusé. Une retenue, une déduction ou une correction peut expliquer tout ou partie de l’écart. La décision reçue peut aussi présenter les montants autrement. Utilisez le montant qui y est inscrit et consignez chaque ajustement séparément.
Quels états faut-il suivre après la transmission?
Suivez deux séries d’états. La première montre où en est chaque version transmise. La deuxième indique où en sont le traitement comptable et le paiement. Cette séparation évite de confondre « accepté » et « payé ».
État de la version transmise
- Transmise : la version finale et la preuve de transmission sont conservées.
- En cours d’examen : le dossier est en cours d’analyse ou une précision a été demandée.
- Acceptée en partie : la décision reçue porte sur un montant inférieur au montant demandé. L’écart est expliqué ou clairement marqué « motif à confirmer ».
- Acceptée : la totalité du montant demandé a été acceptée ou certifiée, selon le terme employé dans les documents du projet.
- Refusée : la décision reçue indique qu’aucun montant de la demande n’est accepté.
- Remplacée : une version plus récente a été transmise. La version remplacée reste dans l’historique, mais elle est exclue des totaux actifs.
Lorsqu’une correction est requise, inscrivez-la dans la colonne « Prochaine action ». Une demande peut être en cours d’examen ou acceptée en partie tout en nécessitant une correction.
État du traitement comptable et du paiement
- À traiter en comptabilité : la décision est connue, mais le traitement interne n’est pas terminé.
- Traitement comptable terminé : la facture ou l’écriture requise figure dans le logiciel comptable.
- Paiement partiel : un encaissement est consigné, mais il reste un solde comptable.
- Paiement complet : le logiciel comptable confirme que le montant facturé a été payé en entier.
Votre contrat, les exigences du client, les règles applicables et vos procédures comptables déterminent quand créer une facture. Le tableau garde la trace de cette étape sans dicter le traitement à appliquer.
Comment classer un écart sans perdre de vue la prochaine action?
La catégorie sert à regrouper les écarts. Le motif explique le cas précis. Notez les deux.
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| Type d’écart | Source à noter ou pièce justificative à conserver | Responsable habituel | Action utile |
|---|---|---|---|
| Pièce justificative manquante | Liste du client, courriel, portail | Facturation | Envoyer la pièce justificative demandée et conserver l’accusé de réception |
| Avancement ajusté | Commentaire du client, relevé, photo | Chargé de projet | Comparer l’avancement constaté avec celui inscrit dans la demande et documenter l’écart à l’aide des pièces justificatives du chantier |
| Changement en cours d’examen | Instruction, prix soumis, décision | Chargé de projet | Garder ce montant à part de la valeur approuvée du contrat |
| Retenue | Contrat ou calcul reçu | Facturation | Enregistrer la base de calcul et le montant sans inventer une date de libération |
| Déduction | Avis de déduction, clause ou calcul reçu | Contrôleur | Enregistrer séparément le montant, le motif et la source de la déduction |
| Correction de montant | Décision du client, calcul révisé, note interne | Contrôleur | Faire concorder le montant corrigé et conserver la justification |
| Erreur administrative | Formulaire retourné, exigence du portail | Facturation | Préparer une version corrigée sans écraser la version transmise |
Évitez la catégorie « autre » sans explication. Si un même motif revient trois fois, donnez-lui sa propre catégorie et ajoutez le contrôle correspondant à votre processus de préparation.
Une routine de 15 minutes par semaine
Réservez 15 minutes avec la personne qui suit les factures et les paiements des clients, ainsi qu’avec les chargés de projet concernés. Triez le tableau selon la prochaine action, pas seulement selon l’ancienneté.
1. Commencez par les lignes sans décision
Vérifiez la preuve de réception, le nom de la personne qui examine le dossier et la date du prochain suivi. Si cette date n’est pas confirmée, ajoutez une tâche pour la fixer.
2. Faites concorder chaque acceptation partielle
Sur une même base, la somme du montant accepté et des écarts détaillés doit égaler le montant demandé. S’il reste une différence inexpliquée, créez immédiatement une tâche pour la résoudre.
3. Vérifiez le traitement comptable
Lorsque le projet exige une facture, vérifiez que son numéro est consigné. Rapprochez le montant accepté du montant facturé sur une même base, puis le total de la facture des paiements reçus. Consignez les taxes et les autres ajustements séparément. Le logiciel comptable reste la source officielle des factures et des paiements.
4. Confirmez les paiements reçus
Vérifiez dans le logiciel comptable les montants réellement encaissés. Une promesse de paiement par courriel n’est pas une preuve d’encaissement.
5. Terminez en calculant quatre totaux
- total des montants demandés pour les versions actives sans décision;
- total des écarts dont l’action reste en suspens;
- total des montants acceptés dont le traitement comptable reste à confirmer;
- total des soldes facturés qui restent à payer selon la comptabilité.
Ces totaux ne remplacent pas un rapport financier. Ils indiquent quelles étapes demandent encore un suivi.
Le total opérationnel des actions en suspens est distinct du total utilisé pour le rapprochement. Un écart réglé peut encore expliquer la différence actuelle entre le montant demandé et le montant accepté tant qu’une nouvelle décision ne change pas cette différence.
Que peut-on retenir du régime québécois pour certains contrats publics?
Le régime québécois illustre bien pourquoi les montants doivent rester séparés. Cette section porte seulement sur les contrats publics de travaux de construction et les sous-contrats publics auxquels il s’applique.
Pour ces contrats, l’article 5 exige que la demande indique le montant total réclamé et sa ventilation par élément. L’article 11 prévoit qu’un refus écrit précise, en valeur monétaire, la partie refusée du montant total réclamé, ainsi que les éléments touchés et les motifs. L’article 16 encadre séparément certaines déductions appliquées dans la chaîne de sous-traitance. Consultez le règlement officiel et le guide explicatif officiel.
L’article 8 ajoute une précision importante pour le suivi des corrections : lorsque l’entrepreneur et son débiteur conviennent de modifier une demande déjà transmise, la demande modifiée reste la même demande et conserve sa date de transmission initiale. Le tableau peut garder une nouvelle version interne du fichier, mais il doit aussi conserver l’identité et la date juridique exigées par le régime.
Pour garder un suivi clair, ne réduisez pas tout à un seul solde. Conservez dans des champs distincts le montant demandé, la partie refusée, les déductions, les retenues et les motifs. Gardez « montant accepté » comme nom de colonne interne. Dans la colonne « Terme du document », consignez l’expression employée dans les documents du projet, par exemple « montant accepté » ou « montant reconnu ».
Il ne s’agit pas d’un modèle universel. Pour un projet privé, un contrat non visé par ce régime ou un projet situé ailleurs, suivez les documents contractuels et les règles propres à ce contexte. Le tableau ne calcule aucun délai et ne recommande aucun recours. Consultez une personne qualifiée pour toute question juridique ou contractuelle.
Liste de contrôle pour votre suivi
À la transmission
- ☐ La version finale, le montant demandé et la preuve de transmission sont réunis dans le même dossier.
- ☐ Une personne est responsable de la prochaine action.
- ☐ La date de suivi est confirmée ou clairement marquée « à confirmer ».
À la décision
- ☐ Le montant demandé est resté inchangé.
- ☐ Le montant accepté vient d’une décision identifiable.
- ☐ Chaque écart a un montant, un type, un motif et une source identifiable.
- ☐ Les retenues, les déductions et les refus sont suivis séparément.
Pendant le traitement comptable
- ☐ La procédure prévue au contrat, les règles applicables et la politique comptable ont été suivies.
- ☐ Le numéro de la facture est consigné lorsqu’une facture est créée.
- ☐ Le montant accepté et le montant facturé sont rapprochés sur une même base.
- ☐ Le total de la facture est rapproché des paiements reçus, s’il y a lieu.
- ☐ Le montant payé vient du logiciel comptable.
- ☐ Les taxes et les autres ajustements sont expliqués.
Avant de fermer la demande
- ☐ Tous les écarts sont réglés.
- ☐ Il ne reste aucune action en suspens.
- ☐ Le traitement comptable est terminé et aucun solde facturé ne reste à payer.
À chaque suivi hebdomadaire
- ☐ Toutes les lignes actives ont un responsable.
- ☐ Sur une même base, la somme du montant accepté et des écarts détaillés égale le montant demandé.
- ☐ Les quatre totaux opérationnels ont été vérifiés.
- ☐ Une vérification a été ajoutée à l’étape de préparation pour chaque problème récurrent.
Quel classeur peut servir à préparer la demande avant son suivi?
Le classeur Aplon v1.2 téléchargeable prépare et contrôle la demande de paiement source avant son entrée dans le tableau de suivi décrit dans cet article. Il ne suit pas les décisions du client, les écarts, les factures, les paiements ni les prochaines actions. Utilisez le modèle de tableau et la liste de contrôle de cette page pour ce suivi après la transmission.
Accéder au formulaire pour recevoir le classeurUn parcours en quatre étapes
- Configurez le projet, la période active, la taxe sur les produits et services (TPS), la taxe de vente du Québec (TVQ) et la retenue, c’est-à-dire la part gardée temporairement lorsque les règles du projet l’exigent.
- Importez la ventilation du contrat, le tableau qui répartit sa valeur entre des postes de travail, puis choisissez une mesure par quantité, pourcentage ou montant.
- Consignez pour chaque poste le total atteint depuis le début du chantier, puis liez les pièces justificatives utiles.
- Produisez la demande avec le travail antérieur, le travail ajouté pendant la période, le total depuis le début, la retenue, la TPS, la TVQ et le total payable.
Des modifications au contrat qui respectent l’historique
Une modification approuvée au contrat, parfois consignée dans un document appelé avenant, entre dans la valeur du contrat à sa date d’approbation. Elle ne réécrit pas silencieusement une période antérieure. Le tableau de bord montre la valeur révisée, l’avancement cumulatif et le solde restant.
Des contrôles visibles
Les cellules à saisir sont distinctes des calculs. Le classeur signale les doublons, les cumuls qui diminuent, les dépassements, les pièces manquantes et les libérations de retenue incohérentes. Une demande ne devient PRÊTE que lorsque les renseignements requis sont présents.
Questions fréquentes
Faut-il remplacer le montant demandé par le montant accepté?
Non. Le montant demandé indique ce qui a été transmis. Le montant accepté montre la décision prise ensuite. Gardez les deux et expliquez l’écart.
Comment calculer l’écart?
Sur une même base, commencez par montant demandé − montant accepté, puis faites concorder le résultat avec les refus, retenues, déductions, corrections et éléments encore en cours d’examen. Utilisez les montants inscrits dans les documents du projet. Le calcul seul ne permet pas de connaître la décision du client.
Une demande acceptée doit-elle devenir une facture?
Pas forcément. Le contrat, les exigences du client, les règles applicables et vos procédures comptables déterminent quand et comment créer la facture. Confirmez aussi le traitement avec une personne qualifiée, au besoin. Le tableau garde la trace de cette étape sans inventer de règle.
Quelle date de suivi faut-il utiliser?
Utilisez une date prévue au contrat, confirmée par le client ou définie dans votre procédure interne. Le modèle ne calcule pas de délai légal ou contractuel.
Quand fermer une ligne?
Fermez la ligne seulement lorsque le rapprochement comptable est terminé, qu’aucun solde facturé ne reste à payer, que les taxes et les autres ajustements sont expliqués, que tous les écarts sont réglés et qu’il ne reste aucune action en suspens. Une demande peut toutefois rester ouverte même si la facture est payée lorsqu’un écart doit être réglé au cours d’un prochain cycle.
Sources officielles et portée
Les règles contractuelles et celles des marchés publics évoluent. Les sources suivantes ont servi à vérifier cet article :
- Québec : Règlement sur les paiements et le règlement rapides des différends en matière de travaux de construction
- Québec : guide officiel sur le règlement
Ce contenu est informatif. Il ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou comptable. Le contrat, les règles applicables et les conseils propres à votre situation priment.
Sources vérifiées le 1er septembre 2026. Pour signaler une correction, communiquez avec Aplon.
Un classeur pour votre prochaine demande de paiement
Suivez l’avancement, la retenue, la TPS et la TVQ dans un seul fichier Excel.
Gardez le classeur. Automatisez le cycle au bon moment.
Utilisez le classeur dès maintenant. Lorsque les passages manuels deviennent un frein, Aplon relie l’avancement, la vérification, l’approbation, la preuve de transmission et le suivi de l’encaissement.
Une personne approuve toujours chaque engagement externe.Voir comment Aplon contrôle le cycleMathis conçoit Aplon avec des entrepreneurs spécialisés pour rendre chaque demande de paiement plus claire, vérifiable et facile à suivre.