Calendrier des paiements rapides au Québec : contrats publics en 2026

Votre contrat entre-t-il dans la phase de septembre 2026?

Commencez par identifier le donneur d’ouvrage et le contrat public principal. Votre client direct peut être un entrepreneur général, alors que le donneur d’ouvrage est un organisme public. Le montant de votre propre sous-contrat ne suffit pas à déterminer la phase applicable.

L’article 94 du règlement prévoit les catégories suivantes. La dépense du contrat public inclut les options qui y sont prévues.

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Cette grille est un premier filtre. L’article 90 exclut les contrats publics déjà en cours à la date applicable à leur catégorie, ainsi que ceux qui découlent d’appels d’offres lancés avant cette date. Les sous-contrats qui s’y rattachent suivent la même exclusion. Un sous-contrat signé après le 8 septembre 2026 ne change donc pas, à lui seul, le régime d’un ancien appel d’offres.

Vérifiez aussi que le contrat relève de la Loi sur les contrats des organismes publics, notamment ses articles 3 et 21.48.21. Le financement public d’un chantier ne suffit pas à établir cette portée. Ne transposez pas automatiquement ce calendrier à un contrat privé, municipal ou fédéral.

L’article 32 exclut du régime de paiements les contrats conclus en urgence en raison d’une menace pour la sécurité des personnes ou des biens, ainsi que certains contrats liés aux activités des représentations du Québec à l’étranger. L’exclusion s’étend aux sous-contrats rattachés. L’article 33 exclut aussi certaines réclamations pour perte de profit, de productivité ou d’occasion d’affaires liée à un changement. Si votre demande combine ces réclamations avec des travaux facturés, faites vérifier le traitement applicable par un juriste.

Trois situations pour comprendre le filtre

• Nouveau contrat de bâtiment de 500 000 $ : si l’appel d’offres est lancé le 8 septembre 2026 ou après, la catégorie entre dans la deuxième phase. Il reste à vérifier les autres conditions de portée et les exclusions.
• Même montant, appel d’offres lancé le 7 septembre 2026 : l’article 90 empêche d’appliquer ce nouveau calendrier au seul motif que les travaux commencent plus tard.
• Sous-contrat d’électricité de 40 000 $ : utilisez la catégorie et la dépense du contrat public principal. Le faible montant du sous-contrat ne reporte pas, à lui seul, l’application à 2027.

Préparez une demande que le destinataire peut vérifier

Une demande de paiement est le document par lequel votre entreprise réclame une somme à la partie avec laquelle elle a contracté. Sa transmission ne prouve ni l’acceptation du montant ni la réception du paiement. La création d’une facture comptable reste une étape distincte selon votre procédure.

L’article 5 exige une demande écrite, datée et signée par le représentant de l’entrepreneur. Elle contient le nom et l’adresse de l’entreprise, la description détaillée des travaux, dépenses et autres éléments réclamés, les périodes correspondantes, le total et sa ventilation, ainsi que le nom et les coordonnées du représentant à joindre. Le numéro du contrat public est exigé lorsque la réclamation découle d’un contrat public.

L’entrepreneur général doit aussi identifier ses sous-traitants et les sommes qu’ils réclament dans sa propre demande. Au sens du règlement, un entrepreneur spécialisé qui est partie au contrat public et qui sous-traite une partie du travail peut jouer ce rôle d’entrepreneur général. Classez les rôles selon les contrats, pas seulement selon le métier.

L’article 6 encadre les pièces justificatives exigées pour qu’une demande soit valide. L’organisme public peut subordonner la validité de la demande aux documents prévus au contrat public. Entre parties à un sous-contrat public, l’entente doit être écrite. Les documents ainsi exigés doivent être essentiels à l’appréciation de la demande. Relevez l’exigence précise et sa source; une liste générique ne remplace pas cette vérification.

Distinguez le réalisé du prévu

L’article 5 permet au sous-traitant d’inclure des travaux ou dépenses qu’il prévoit réaliser ou engager avant la fin du mois de transmission. L’entrepreneur qui reçoit cette demande peut les reprendre dans sa propre demande. Le guide officiel, explications de l’article 5, montre que l’entrepreneur général vérifie, avant son envoi du 1er, si les travaux prévus pour la fin du mois ont été réalisés.

Dans votre dossier interne, indiquez séparément ce qui est constaté et ce qui est prévu. N’utilisez pas une photo prise le 25 pour affirmer que le travail prévu le 30 est déjà terminé. Si la prévision change, signalez l’écart au destinataire et convenez du traitement de la demande. L’article 8 permet une modification convenue entre les parties sans créer une nouvelle demande au sens du règlement; la date de transmission initiale demeure.

Pour les calculs et les pièces d’avancement, utilisez le guide du cycle de facturation progressive. Ici, l’objectif est de placer chaque document au bon endroit dans le calendrier.

Copiez le calendrier d’un sous-traitant direct

Avant de suivre les dates, distinguez trois situations. Un refus conteste le paiement de tout ou partie de la somme réclamée. Une déduction retranche une somme autrement due pour un motif permis. Une retenue garde une somme autrement due en attendant que les conditions applicables à sa libération soient remplies. L’article 14 et les articles 16 à 29 encadrent ces distinctions : un motif de déduction ou de retenue ne doit pas servir de motif de refus.

Exemple fictif : une entreprise d’électricité travaille directement pour l’entrepreneur général d’un contrat public visé. La portée du règlement a été confirmée. L’entreprise transmet sa demande de septembre le 25 septembre 2026; l’entrepreneur général la reçoit le même jour. Il transmet ensuite sa demande à l’organisme public, qui la reçoit le 1er octobre. L’exemple suppose qu’aucun refus, aucune déduction et aucune retenue ne modifie la somme à payer.

Les règles de transmission viennent de l’article 5, celles de refus de l’article 10, et celles de paiement de l’article 15. Une échéance de refus n’est pas une date de paiement.

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Les avis mentionnés à l’article 16 sont une copie de l’avis de refus reçu en amont et un avis écrit indiquant la valeur monétaire de la déduction. Cette déduction vise la somme réclamée par le sous-traitant pour les travaux concernés par le refus en amont, pas les travaux d’un autre sous-traitant.

Septembre est le mois de réception de la demande de l’électricien. Octobre est le premier mois suivant; novembre est le deuxième. La règle du 5 ne signifie donc pas « cinq jours après le paiement de l’organisme public ».

Les articles 1 et 2 encadrent les jours fériés et le calcul des délais. Une date qui tombe un jour férié est reportée au premier jour ouvrable suivant. La définition comprend les samedis, le 2 janvier et le 26 décembre, en plus des jours visés à l’article 61 de la Loi d’interprétation. Dans cet exemple, les 24 et 31 octobre sont des samedis. Vérifiez le calendrier légal applicable avant de reporter une date dans votre outil.

Si vous avez vous-même un sous-traitant

Le tableau précédent ne suffit plus. L’article 5 conserve la limite du 25 pour les sous-traitants de la chaîne. Coordonnez les transmissions assez tôt pour que chacun puisse préparer sa demande. Si l’électricien confie une partie des travaux à un autre sous-traitant, il doit lui communiquer son refus au plus tard la veille de l’envoi de sa propre demande à l’entrepreneur général, selon l’article 10.

L’électricien doit payer cet autre sous-traitant au plus tard le 10 du deuxième mois suivant le mois où il reçoit sa demande, selon l’article 15. Chaque niveau additionnel au-delà de ces deux niveaux de sous-traitance ajoute cinq jours. Pour une déduction fondée sur un refus en amont, l’électricien doit transmettre les avis à son propre sous-traitant dans les deux jours suivant la réception de l’avis de déduction, selon l’article 16. Faites établir le calendrier pour chaque relation contractuelle, avec les règles de jours fériés; ne recopiez pas uniquement la date du client principal.

Gardez une preuve par événement et par version

La personne responsable de la facturation peut copier ces champs dans son outil de suivi. Il s’agit d’une méthode de classement proposée par Aplon, pas d’un formulaire prescrit.

Attribuez un identifiant stable, par exemple DP-09, puis v1 et v2 aux versions. Gardez le fichier transmis et les pièces qui l’accompagnent. Une modification convenue devient une nouvelle version interne liée à l’original; elle ne remplace pas la preuve du premier envoi.

Créez une ligne d’événement pour chaque avis, modification ou paiement. Si trois documents concernent des montants différents, conservez trois lignes. Le dossier peut ainsi montrer une demande transmise, un refus partiel et un paiement partiel sans les confondre dans un seul état « traité ».

Au premier cycle, établissez les données du contrat et les destinataires. Aux cycles suivants, réutilisez ces données après vérification, puis ouvrez une nouvelle demande pour la nouvelle période. Reportez les montants antérieurs selon le dossier de facturation; ne les réclamez pas une deuxième fois. Le suivi des demandes de paiement approfondit le rapprochement entre demandé, accepté, facturé et payé.

Que faire quand le déroulement change?

Le portail bloque l’envoi en attente d’une autorisation. Conservez la preuve du blocage et faites clarifier immédiatement le canal de transmission avec le destinataire et votre conseiller juridique. L’article 9 interdit de subordonner par convention la transmission à une autorisation du débiteur. Une approbation interne doit être organisée assez tôt pour respecter le calendrier.

Le destinataire demande une correction. L’article 7 permet à la partie qui doit payer d’autoriser la correction d’une lacune. Si elle ne conteste pas la validité de la demande au plus tard à son échéance de refus prévue à l’article 10, la demande est considérée comme valide, sauf pour un défaut lié à la date de transmission. Documentez la correction demandée, l’accord et la version transmise; faites vérifier les effets sur votre dossier.

La demande est transmise à la mauvaise date. Selon l’article 7, si ce défaut rend la demande invalide, la partie qui la reçoit doit la considérer comme valablement transmise le mois suivant, à moins qu’elle décide de passer outre le défaut. Cette règle peut déplacer votre calendrier. Faites confirmer le traitement et conservez-en la preuve avant de modifier les dates suivies.

Un avis réduit le montant. Identifiez d’abord sa nature. Un refus, une déduction et une retenue suivent des dispositions différentes. L’article 11 décrit le contenu d’un avis de refus, notamment le montant, les éléments visés et les motifs détaillés. Comparez-le à la demande concernée et transmettez toute question de contestation à un juriste. Ce guide ne calcule pas de délai de recours.

Une date passe sans paiement. Vérifiez la réception de la demande, les avis et les paiements réellement reçus. Un rappel administratif ne remplace pas un avis ou un recours requis. Faites examiner rapidement les suites possibles au lieu d’attendre le prochain cycle.

La vérification avant le premier envoi

Sources et prochaine étape

Consultez le règlement C-65.1, r. 8.001, le guide explicatif du Secrétariat du Conseil du trésor et la page gouvernementale sur les paiements rapides. Le règlement prévaut sur ce résumé. Les dates de l’exemple sont illustratives; elles ne déterminent pas celles de votre contrat.

Commencez par une seule demande : confirmez le régime, attribuez les responsabilités et consignez les preuves. Vous aurez ensuite une base claire pour préparer le dossier et suivre la réponse du client.

Reliez votre demande à son suivi.

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Une personne approuve toujours chaque engagement externe.Voir comment Aplon contrôle le cycle