Facturation progressive · Québec
Retenue en construction au Québec : tableau de suivi et liste de vérification avant libération
Séparez la retenue accumulée, la libération demandée, la décision reçue et le paiement. Copiez le registre, suivez le solde et vérifiez chaque condition avant l’envoi.
L’essentiel
Une retenue de garantie est une partie d’un montant dû qui reste temporairement non versée pour garantir l’exécution des obligations prévues. Elle ne disparaît pas de votre suivi quand le client accepte la demande de paiement. Elle reste un montant distinct jusqu’à sa libération et à son encaissement.
Pour la suivre, gardez quatre totaux séparés :
- la retenue accumulée depuis le début du projet;
- la part dont vous avez demandé la libération;
- la part que le client a accepté de libérer, mais qui n’est pas encore encaissée;
- la part réellement encaissée.
Le solde de retenue à encaisser se calcule ainsi : retenue accumulée − libérations encaissées. Une demande ou une décision de libération ne réduit pas encore ce solde.
Ce guide fournit un tableau de suivi à copier, un exemple de libération partielle et une liste de vérification avant libération. Le contrat et les règles applicables déterminent la base, le taux, les conditions et le moment de la libération. Aucun taux de retenue de 10 % ne s’applique automatiquement à tous les chantiers québécois.
Qu’est-ce qu’une retenue en construction?
L’Office québécois de la langue française définit la retenue de garantie comme un montant que le client garde provisoirement sur les sommes dues à un entrepreneur pour garantir la bonne exécution des prestations. L’OQLF donne holdback et retention comme équivalents anglais.
Cette définition décrit le concept. Elle ne crée pas, à elle seule, le droit de retenir un montant. Commencez toujours par le contrat signé, le sous-contrat, les directives du projet et les règles qui s’appliquent réellement au chantier.
Ne classez pas chaque écart sous le mot « retenue » :
Faites défiler le tableau horizontalement.
| Événement | Ce qu’il signifie | Ce qu’il faut conserver |
|---|---|---|
| Retenue | Une partie d’une somme due reste temporairement non versée selon une clause ou une règle applicable. | Base, taux ou montant, motif, conditions de libération et source. |
| Refus | Le destinataire conteste le paiement de tout ou partie de la somme réclamée. | Avis, motifs, éléments visés, montant et version de la demande. |
| Déduction | Une somme est retranchée pour un motif distinct prévu au contrat ou par une règle applicable. | Calcul, avis, source et montant visé. |
| Correction | Une valeur antérieure était erronée et doit être rectifiée sans effacer l’historique. | Ancienne valeur, nouvelle valeur, raison, approbation et version. |
| Solde impayé | Un montant accepté, facturé ou exigible n’a pas encore été encaissé. | Décision, facture s’il y a lieu, échéance, suivis et paiements. |
Un même projet peut contenir plusieurs de ces événements. Gardez-les sur des lignes distinctes. Une retenue ordinaire ne doit pas absorber un refus partiel, une correction de calcul ou un montant lié à des déficiences.
Configurez la règle avant le premier calcul
Copier un pourcentage d’un ancien projet est une mauvaise base. Avant la première demande, la personne responsable de la facturation doit pouvoir montrer le texte qui autorise la retenue et répondre aux questions suivantes.
- Identifiant du contrat ou du sous-contrat
- Client direct et position de votre entreprise dans la chaîne contractuelle
- Clause, annexe ou règle applicable, avec un lien vers le document courant
- Type de retenue : pourcentage, montant fixe ou autre méthode écrite
- Base du calcul : travaux, matériaux, changements ou autres éléments visés
- Taux, plafond ou montant et règle d’arrondissement
- Traitement des taxes confirmé par la personne responsable
- Événement qui permet de demander la libération
- Documents, corrections, quittances ou autres preuves exigées
- Personne qui confirme la condition et personne autorisée à approuver l’envoi
- Canal de transmission et preuve à conserver
Si une clause change, n’écrasez pas les anciens paramètres. Créez une nouvelle version avec sa date d’effet. Reliez chaque demande de paiement à la version qui a servi au calcul. Le guide de la ventilation des coûts explique comment garder la valeur du contrat et ses postes mesurables en équilibre.
Les taxes restent un point de contrôle séparé. L’Agence du revenu du Canada décrit une règle particulière de TPS/TVH lorsqu’une loi ou une convention écrite de construction prévoit une retenue. Le moment dépend alors notamment du paiement de la retenue ou de la fin de la période de retenue. Consultez les explications officielles de l’ARC et faites confirmer le traitement de la TPS et de la TVQ par votre responsable fiscal. Ce guide ne calcule pas les taxes et ne détermine pas une période de déclaration.
Copiez le tableau de suivi des retenues
Utilisez une ligne par événement. Une demande mensuelle qui ajoute une retenue, une demande de libération, une décision et un paiement sont quatre événements différents, même s’ils concernent le même montant.
Faites défiler le modèle horizontalement, puis copiez son contenu.
Projet Identifiant de retenue Identifiant d’événement Type d’événement Événement parent Identifiant d’allocation Événement ou version source Demande ou version Date de l’événement Source Solde d’ouverture Base avant taxes Taux Mouvement de retenue (+/−) Libération demandée Libération acceptée Libération encaissée Solde de retenue à encaisser État Preuve Responsable Prochaine actionAttribuez un identifiant stable à la retenue, par exemple RET-004. Reliez ensuite DP-06-v1, LIB-01-v1, DEC-01 et ENC-04 à cet identifiant. La colonne « Événement ou version source » doit préciser DEC-01 → LIB-01-v1 et ENC-04 → DEC-01.
Si une décision vise deux retenues, gardez DEC-01 comme événement parent et créez les allocations uniques DEC-01-A1 et DEC-01-A2. Si un encaissement couvre plusieurs décisions, faites de même avec ENC-04-A1 et ENC-04-A2. Les allocations d’un même événement parent doivent totaliser exactement son montant. Vous pourrez ainsi rapprocher chaque dollar sans faire dépendre le résultat d’une note libre.
Pour un projet existant, créez un événement « Solde d’ouverture » daté et ajoutez la source du montant importé. Pour un nouveau projet, le solde d’ouverture est de 0 $. N’ajoutez pas ensuite les mouvements déjà compris dans ce solde.
Le registre doit aussi conserver trois sous-totaux :
- accepté mais non encaissé : montant de libération accepté moins l’encaissement attribué à cette décision;
- non libéré après la décision : solde à encaisser moins la part acceptée mais non encaissée;
- solde à encaisser : retenue accumulée moins toutes les libérations réellement encaissées.
Ces totaux répondent à trois questions différentes : que doit-on encore recevoir, quelle partie a déjà fait l’objet d’une décision favorable et quelle partie reste encore soumise à une condition de libération?
Mettez le solde à jour chaque mois
Calculez d’abord la retenue cumulée sur la même base que le contrat. Soustrayez ensuite la retenue cumulée du cycle précédent pour isoler l’ajout de la période.
Retenue ajoutée pendant la période = nouvelle retenue cumulée − retenue cumulée précédente.
La formule du solde à encaisser est différente :
Solde de retenue à encaisser = retenue accumulée − libérations de retenue encaissées.
Pour vérifier le résultat, additionnez l’ouverture, les nouvelles retenues et les corrections qui augmentent le solde. Soustrayez les corrections qui le diminuent et les libérations encaissées. Le total doit être identique au solde obtenu à partir de l’historique complet.
N’utilisez pas automatiquement la valeur totale du contrat comme base. Le contrat peut viser des éléments précis, un montant fixe ou une base qui évolue avec les changements approuvés. Le guide du cycle de facturation progressive explique le calcul complet de la demande. Ici, le but est seulement de préserver le mouvement de la retenue après ce calcul.
Faites passer une libération de la preuve à l’encaissement
Une libération fiable suit une séquence explicite.
- Confirmez l’événement déclencheur. Identifiez la clause ou la règle, l’ouvrage ou le poste visé, et la personne qui confirme que la condition est remplie.
- Rapprochez le solde. Vérifiez l’ouverture, chaque retenue ajoutée, chaque correction et chaque libération déjà encaissée.
- Séparez les montants encore contestés. Une déficience, un dommage, un refus ou une déduction doit conserver son propre motif et sa propre preuve.
- Préparez une demande de libération versionnée. Nommez la retenue, le montant demandé, la condition invoquée et les documents joints.
- Faites approuver l’envoi. Conservez le nom de la personne autorisée, la date et la version approuvée.
- Transmettez et gardez la preuve. Notez le destinataire, le canal, l’heure et l’accusé de réception.
- Enregistrez la réponse et le paiement séparément. Une décision partielle crée un solde accepté mais non encaissé. Le solde de retenue à encaisser diminue seulement quand le paiement est reçu et attribué.
Si le client demande un formulaire de quittance, une mainlevée, une déclaration ou un avis, faites vérifier le document approprié avant de le signer. Ce guide n’offre pas de modèle juridique. Une preuve de paiement et une renonciation à un droit n’ont pas nécessairement la même portée.
Contrats publics visés au Québec : choisissez le bon type de retenue
Cette section vise seulement les contrats et sous-contrats couverts par le Règlement sur les paiements et le règlement rapides des différends en matière de travaux de construction. Utilisez d’abord le calendrier d’applicabilité des paiements rapides. Ne transposez pas ce tableau à un contrat privé, municipal, fédéral ou exclu du règlement.
Faites défiler le tableau horizontalement.
| Situation | Repère officiel | Champ distinct à suivre |
|---|---|---|
| Retenue d’exécution prévue au contrat public | L’article 20 fixe un plafond de 10 % de la somme due. Le pourcentage appliqué en aval ne peut pas dépasser celui appliqué en amont. Le contrat public doit prévoir le droit et ses modalités. Dans la chaîne de sous-traitance, une convention écrite préalable entre les parties visées est exigée. | Somme due, taux amont, taux aval, clause du contrat public, référence et date de la convention écrite, conditions de réclamation. |
| Réception de l’ouvrage | L’article 21 relie la réclamation de la retenue d’exécution à la réception de l’ouvrage et prévoit un chemin lorsque la réception tarde. | Date et preuve de réception, avis transmis s’il y a lieu, version de la demande qui réclame la somme. |
| Vices ou malfaçons apparentes | L’article 22 limite la somme à ce qui suffit pour répondre aux réserves. À la réception, on applique d’abord toute somme déjà retenue en vertu de l’article 20. Une sûreté suffisante qui garantit les obligations visées empêche cette retenue. | Réserve, preuve, coût prévu, solde de l’article 20 appliqué, montant additionnel, allocation par sous-traitant, sûreté offerte et décision. |
| Dommages à l’ouvrage ou à l’immeuble rénové | L’article 23 limite la somme au coût suffisant pour réparer les dommages causés. La retenue peut être attribuée aux sous-traitants responsables. Une sûreté suffisante qui garantit ces obligations empêche cette retenue. | Dommage, cause, preuve, coût prévu, responsable, méthode d’allocation, sûreté offerte et décision. |
| Créance d’un sous-traitant | L’article 25 vise une somme que l’organisme public a déjà payée à l’entrepreneur pour les travaux du sous-traitant. L’entrepreneur peut la réclamer à mesure qu’il paie la créance. Une sûreté suffisante qui garantit la créance empêche cette retenue. | Sous-traitant, paiement antérieur de l’organisme public, créance, paiement effectué, somme retenue et sûreté offerte. |
| Créance d’un autre créancier visé | L’article 26 vise un autre créancier qui peut invoquer une hypothèque légale, qui a dénoncé son contrat à l’organisme public et qui réclame des travaux, matériaux ou services fournis après la dénonciation. Une sûreté suffisante qui garantit la créance empêche cette retenue. | Créancier, droit invoqué, dénonciation et date de réception, part postérieure à la dénonciation, paiement et sûreté offerte. |
| Réclamation d’une somme retenue | L’article 24 permet de réclamer après que l’organisme public s’est déclaré satisfait des réparations ou corrections liées aux vices, aux malfaçons ou aux dommages visés aux articles 22 et 23. Il prévoit aussi un avis écrit et une voie de réclamation si cette évaluation tarde. L’article 27 exige ensuite d’inclure la réclamation dans une demande de paiement conforme. Pour les articles 25 et 26, la quittance ou la déclaration permise doit soutenir le montant payé. | Satisfaction déclarée ou avis, preuve, version de la demande, montant payé, quittance ou déclaration et décision reçue. |
| Demande de paiement finale | L’article 28 permet à l’organisme public de garder les sommes payables tant que les confirmations, quittances finales et autres documents contractuels indiqués manquent. | Document attendu, acteur responsable, échéance, version reçue et preuve d’acceptation. |
| Obligation non exécutée | L’article 29 s’applique si l’entrepreneur n’exécute pas l’obligation à l’origine de la retenue dans un délai raisonnable après en avoir été informé. L’organisme public n’est alors pas tenu de payer la somme et peut, s’il y a lieu, l’utiliser pour exécuter cette même obligation ou la faire exécuter. | Date, moyen et preuve de l’information, obligation précise, base du délai raisonnable, échéance, exécution, décision, coût utilisé et solde inutilisé. |
| Retenue prise à l’initiative d’un entrepreneur | Les articles 30 et 31 exigent une convention écrite préalable, interdisent le double emploi indiqué et placent la réclamation dans une demande de paiement. | Parties, objet, modalités écrites, contrôle du double emploi et demande de libération. |
Le plafond de 10 % de l’article 20 appartient à ce régime précis. Il ne prouve pas que votre retenue est de 10 %, ni que votre projet entre dans le régime. Le guide officiel du Secrétariat du Conseil du trésor explique ces articles avec des exemples. La suffisance d’une sûreté s’évalue selon le dossier. Sources vérifiées le 10 septembre 2026.
Exemple : une libération acceptée en partie et payée en partie
Prenons un sous-contrat fictif de 240 000 $ avant taxes. Pour cet exemple seulement, le contrat signé prévoit une retenue de 5 % sur la valeur cumulative admissible. Les taxes, les changements, les refus, les déductions et les effets juridiques d’une quittance sont exclus.
La première demande porte le cumul admissible à 60 000 $. La retenue cumulée est donc de 3 000 $. La deuxième demande porte le cumul à 130 000 $. La retenue cumulée devient 6 500 $, soit un ajout de 3 500 $ pendant la deuxième période.
Une condition contractuelle est ensuite remplie. L’entreprise demande la libération de 3 000 $. Le client accepte d’en libérer 2 500 $, puis verse 2 000 $. Le tableau ci-dessous utilise les mêmes champs que le registre à copier. Chaque solde d’ouverture reprend le solde de la ligne précédente.
Faites défiler le tableau horizontalement.
| Événement | Événement lié | Solde d’ouverture | Mouvement de retenue | Libération demandée | Libération acceptée | Libération encaissée | Solde de retenue à encaisser |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
OUV-01 | s. o. | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ |
DP-01 | s. o. | 0 $ | + 3 000 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 3 000 $ |
DP-02 | DP-01 | 3 000 $ | + 3 500 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 6 500 $ |
LIB-01-v1 | DP-01, DP-02 | 6 500 $ | 0 $ | 3 000 $ | 0 $ | 0 $ | 6 500 $ |
DEC-01 | LIB-01-v1 | 6 500 $ | 0 $ | 0 $ | 2 500 $ | 0 $ | 6 500 $ |
ENC-04 | DEC-01 | 6 500 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 2 000 $ | 4 500 $ |
Le solde de 4 500 $ se décompose en 500 $ acceptés mais non encaissés et 4 000 $ encore retenus. La différence de 500 $ reste dans le solde « accepté mais non encaissé » jusqu’au paiement. Si une créance est comptabilisée entre-temps, suivez-la aussi dans les comptes clients. Notez séparément l’obligation de facturer, l’émission de la facture et la date d’exigibilité. Les 4 000 $ ont encore besoin d’une condition ou d’une décision de libération. Le montant de 500 $ ne doit pas être ajouté une deuxième fois à la retenue ni soustrait avant son paiement.
Corrigez les écarts sans perdre l’historique
Le mauvais taux a été utilisé. Gardez le calcul transmis, créez une correction liée à la demande concernée et faites approuver la nouvelle version. Ne réécrivez pas silencieusement les soldes antérieurs.
La base ne correspond pas au contrat. Identifiez les postes inclus et exclus. Refaites le cumul sur une base unique avant de calculer le mouvement de la période.
Une décision vise seulement certaines déficiences. Allouez le montant à chaque problème visé. Ne marquez pas toute la retenue comme libérée parce qu’un seul correctif a été accepté.
Des documents finaux manquent sur un contrat public visé. Gardez une ligne par document, avec le responsable, l’échéance, la version et la preuve de réception. L’absence d’un document n’est pas un simple commentaire sur la retenue.
Un paiement couvre plusieurs éléments. Conservez le total bancaire, puis attribuez-le séparément aux factures, aux libérations de retenue et aux autres soldes. Les montants attribués doivent totaliser exactement la somme reçue.
Le traitement fiscal n’est pas confirmé. Ne laissez pas le tableur choisir le moment de perception. Faites confirmer l’événement fiscal à partir de la loi, de la convention écrite, des documents émis et du paiement réel.
Liste de vérification avant une demande de libération
- La clause, la règle applicable et leur version sont jointes au dossier.
- L’identifiant de la retenue et les demandes qui l’ont créée sont connus.
- Le solde d’ouverture concorde avec le dernier registre approuvé.
- Chaque nouvelle retenue, correction et libération encaissée est inscrite une seule fois.
- La condition de libération et la personne qui l’a confirmée sont consignées.
- Les déficiences, dommages, refus et déductions restent sur des lignes séparées.
- Le montant demandé est relié aux postes, documents et preuves concernés.
- La demande porte un numéro de version et a reçu l’approbation interne requise.
- Le destinataire, le canal, la date et la preuve de transmission sont conservés.
- La décision reçue distingue la part acceptée, la part non acceptée et les conditions restantes.
- Le paiement est attribué à la décision exacte avant de réduire le solde à encaisser.
- La facture, les taxes et l’écriture comptable ont été confirmées par la personne responsable.
- La prochaine action, son responsable et sa date cible sont visibles.
Sources officielles et prochaine étape
Cette méthode de suivi est proposée par Aplon. Les règles de votre contrat et les textes applicables priment. Les sources ont été vérifiées le 10 septembre 2026 :
- Office québécois de la langue française : retenue de garantie
- Règlement québécois sur les paiements et le règlement rapides des différends, articles 20 à 31
- Guide officiel du Secrétariat du Conseil du trésor sur le règlement
- Services publics et Approvisionnement Canada : formulaire 1792 de demande de paiement progressif
- Agence du revenu du Canada : TPS/TVH et retenues de construction
Commencez par une retenue active. Copiez l’en-tête du registre, rapprochez son solde et liez la prochaine condition de libération à une preuve et à une personne responsable. Vous pourrez ensuite appliquer la même méthode aux autres projets sans mélanger les demandes, les décisions et les encaissements.
Un classeur pour votre prochaine demande de paiement
Suivez l’avancement, la retenue, la TPS et la TVQ dans un seul fichier Excel.
Gardez chaque retenue reliée à sa preuve.
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